Écrits professionnels : le rapport annuel

KARA illu rapport annuel
Agence de communication digitale à Namur

Namur – 21-07-2022 /

Destiné à informer les stakeholders des résultats de l’année précédente, votre rapport annuel (ou rapport d’activité professionnelle) est également un outil de réflexion, de cohésion interne, de motivation, voire de management au sein de votre organisation. Comme il va nourrir vos prises de décisions les plus stratégiques, il ne doit pas être négligé. D’où l’importance de le structurer de manière claire et cohérente. Découvrez comment réaliser un document qui permettra à vos stakeholders d’appréhender votre activité dans sa globalité… et à vos équipes d’en tirer les leçons qui s’imposent.

Produire un rapport annuel (ou d’activité professionnelle) n’est jamais une mince affaire. Cette publication – quelle soit digitale, print ou une combinaison des deux – permet de faire le bilan objectif de votre activité professionnelle durant une période donnée. Ce regard sur l’année écoulée a également le mérite d’apporter un éclairage factuel sur ce qui a marché et sur ce qu’il faudrait améliorer. Ce document peut également renforcer la cohésion au sein de vos équipes.

1. Rapport annuel : tout commence par une enquête en interne

La réussite d’un rapport annuel (ou d’activités) dépend avant tout de la qualité du reporting interne. En d’autres mots, de la manière dont vous collectez les informations au sein des différents départements de l’entreprise. Avec pour objectif de pointer les faits marquants et les chiffres clés les plus pertinents. Cette enquête interne doit se faire en toute transparence pour faire remonter toutes les informations utiles, qu’elles soient positives ou négatives. Lors de cette phase d’introspection, les enquêteurs doivent poser à chaque interlocuteur quatre questions phares :

  • Que s’est-il passé ?
    Pourquoi ?
  • Quelles conséquences sur les activités ?
  • Quelles sont les prochaines étapes ?

2. Concevoir un plan éditorial

Lorsque l’enquête interne est clôturée, il va s’agir de concevoir le rapport d’activité en tant qu’outil de communication. D’un point de vue structurel, le document doit comprendre plusieurs parties : 

  • Un résumé global de l’exercice (chiffres et faits marquants en bref)
  • Une introduction
  • Un sommaire
  • Différents chapitres reprenant les activités par secteur
  • Un plan d’action avec les axes d’améliorations envisagés
  • Une conclusion 

D’un point de vue stratégique, il convient également de définir au préalables quels sont les objectifs du rapport en se posant une série de questions.

  • Quels sont les éléments que j’ai envie de mettre en avant ?
  • A qui vais-je le présenter
  • A quoi cela va me servir?
  • Mes choix sont-ils en phase avec la réalité et les attentes des stakeholders?
  • Vais-je choisir un format print ou digital ?
  • Vais-je le rédiger en une ou plusieurs langues ?

La manière dont vous allez aborder les différentes thématiques va orienter la teneur de votre rapport. Même si cette étape peut paraître anodine, elle reste primordiale.

3. Rapport annuel : peaufiner l’ergonomie de lecture

Collecter des données brutes auprès de tous les départements de l’entreprise ou de l’organisation peut s’avérer laborieux. Les lire également ! Tant qu’à faire, il est préférable de privilégier la qualité à la quantité. Plutôt que d’assommer le lecteur avec une masse d’informations, il vaut mieux choisir quelques indicateurs pertinents. 
Ne perdez jamais de vue que vos lecteurs n’auront, par définition, pas beaucoup de temps à consacrer à la lecture votre rapport. Ils se contenteront probablement de le survoler. Votre document se doit dès lors d’être concis, bien structuré et agréable à parcourir. Dans cet esprit, il est recommandé de privilégier plusieurs niveaux de lecture récurrents et des graphiques qui seront souvent plus parlants que les textes. 

4. Choisir les bons indicateurs

C’est au final le choix de vos indicateurs qui va orienter la teneur de votre document. En d’autres mots, ce sont eux qui vont faire que votre rapport répond ou pas aux attentes des lecteurs cibles.

Le premier élément à prendre en compte concerne la définition de la cible. Vous devez vous demander à qui s’ adresse votre document : grand public, experts, journalistes, politique, etc. S’il est destiné à des interlocuteurs très pointus issus du monde financier par exemple, vous devez mettre en avant les données qui vont leur être les plus utiles pour leurs analyses. Vous privilégiez ainsi les indicateurs économiques qui vont éclairer le niveau de rentabilité des projets mis en œuvre, le coût de leur réalisation et les bénéfices attendus.

Si vous vous adressez aussi à des spécialistes du marketing, vous aurez intérêt à mettre l’accent sur les retombées en termes de notoriété et de relation client.

Pointer les projets et les initiatives qui permettront au projet de se différencier sur le marché. À l’attention des journalistes et des politiques, vous pourrez proposer des indicateurs qui tiennent compte de la dimension sociétale de vos activités.

5. S’adresser à toutes les cibles

Comme un rapport annuel est généralement adressé à des profils différents, il est important de toucher toutes les cibles en vulgarisant son discours … sans pour autant appauvrir le débat. Il s’agit ici de ne pas rebuter les lecteurs avec du vocabulaire et des données trop techniques. Comme le rapport annuel est proposé selon une fréquence régulière (tous les ans ou tous les semestres), vous devez veiller à choisir les indicateurs que vous pouvez suivre dans le temps. S’ils sont récurrents, ils auront plus d’utilité et d’impact que ceux qui ne sont repris que de manière épisodique.

6. Respecter la charte graphique et éditoriale

Votre rapport d’activité est également la vitrine de votre entreprise. Tous les traceurs de votre charte graphique et éditoriale doivent s’y retrouver : logo, nom de l’entreprise, organigramme, code couleur, éléments visuels et graphiques, etc.

En matière de document professionnel, on sait que le fond prime sur la forme. Ce n’est cependant pas une raison pour faire moche ! Un rapport agréablement mis en page est toujours plus apprécié qu’un document au graphisme aléatoire. En intégrant des photos, des illustrations, des indices chiffrés et des graphiques, vous rendrez la lecture beaucoup plus fluide. Et s’ils sont judicieusement choisis et mis en page, ces éléments vont avantageusement renseigner sur les résultats de l’entreprise, les objectifs futurs, le bilan comptable, le rapport financier, la stratégie, les parties prenantes, les noms des personnes qui ont participé au rapport, etc.

7. Définir une architecture de contenu avant de rédiger

Pour que le contenu de votre rapport d’activité professionnelle soit cohérent, il est indispensable d’élaborer un plan éditoriale au préalable ! Comme nous l’avons déjà dit, un rapport annuel ou d’activité professionnelle est principalement structuré en 3 grandes parties : l’introduction, le corps du texte et la conclusion.

La qualité intrinsèque du rapport sera déterminée par la mise en place du plan détaillé de chaque partie, et principalement du corps du texte. Vous devrez ainsi veiller à ce que les informations s’enchainent de façon cohérente au gré des différentes parties.

  • La rédaction de l’introduction se fait généralement à la fin. Il vous suffira ainsi de résumer le corps de texte rédigé au préalable. Réalisée a posteriori, l’introduction sera ainsi précise et pertinente. Elle aura également le mérite de synthétiser l’objet du rapport.
  • Le corps du rapport est à travailler en premier. Cette partie va contenir des textes, des illustrations, des chiffres clés et des graphes pertinents. Rédiger à partir des informations recueillies auprès des différents départements, elle doit être bien documentée, et proposer pour chaque sujet abordé une analyse et des préconisations.
  • La conclusion sert à conclure le propos. Elle n’apporte pas de nouveaux éléments mais répond à la problématique. Elle propose in fine des ouvertures vers de nouveaux projets.

8. Privilégiez la lecture transversale

Dès l’introduction, vous devez indiquer aux lecteurs quels sont vos objectifs et vos attentes de rendement. À l’aide de données tangibles et factuelles, vous pourrez ensuite expliquer comment ces objectifs ont (ou pas) été atteints. Pour rendre la lecture la plus fluide possible, proposez un maximum de données visuelles. Si vous considérez qu’un tableau ou un graphique va permettre aux lecteurs de mieux visualiser les données présentées, n’hésitez pas. Tenez également compte du fait que beaucoup de lecteurs vont juste parcourir le rapport. Ne tombez cependant pas dans la caricature en abreuvant vos lecteurs d’une multitude de graphiques inutiles ou abscons. Mieux vaut en effet en choisir un ou deux qui vont souligner les points principaux.

9. Recourir à la méthode CAR

Pour optimiser la portée de vos contenus, appliquez la méthode CAR (acronyme de Challenge, Action et Résultats). Cette matrice éditoriale vous permet d’orchestrer vos contenus en 3 temps :

  • Exposer préalablement les challenges à relever
  • Décrire les actions qui ont permis de les relever
  • Documenter les résultats

Prenons le cas d’une chaine de magasins confrontée à un manque de productivité :

Challenge : trop de files d’attente aux caisses et augmentation de 10% des plaintes clients.
Action : ouvrir des caisses supplémentaires aux heures d’affluence.
Résultat : plaintes des clients divisées par 2.

Pour ce type d’analyse, les éléments décrits doivent être factuels. Les allégations de type « avoir l’esprit d’équipe » sont stériles. Il importe également d’établir des liens entre les résultats obtenus et les problèmes détectés. Et de démontrer par la suite que les succès obtenus dépendent des stratégies mises en œuvre.
Dans cet esprit, vous pouvez également utiliser la méthode STAR (Situation, Tâche, Action, Résultat). Cette technique consiste à décrire brièvement la situation et la tâche en question, les actions que vous avez prises pour solutionner les problèmes, ainsi que les résultats obtenus.

10. Présenter la méthodologie 

Comme la réalisation d’un rapport annuel consiste à collecter et présenter des données, il peut être judicieux d’expliquer brièvement la méthode que vous avez utilisée pour le faire. Expliquez les avantages de cette méthode et montrez en quoi elle est fiable.

11. Se concentrer sur les réalisations phares

Ne présentez en détail que les projets qui ont été les plus représentatifs durant la période prise en compte. En épinglant les projets les plus représentatifs, vous aurez ainsi l’opportunité de mettre en avant des points comme son degré de difficulté, son caractère exclusif et innovant, les avantages probants qu’il offre, etc.

12. Insister sur la valeur ajoutée des projets

Ne vous contentez pas d’un rapport purement technique et n’hésitez pas à expliquer en quoi votre entreprise ou votre organisation offrent des produits et services utiles à la société. La seule présentation de vos résultats ne suffit pas.

13. Opter pour un ton positif

Abordez toujours les aspects négatifs d’un projet d’une manière positive. Jouez la transparence et n’omettez pas d’aborder les projets qui n’ont pas atteint les résultats escomptés. Bien entendu, évitez de les évoquer en tête de chapitre. Efforcez-vous de toujours utiliser des tournures de langage positives pour évoquer les aspects compliqués d’un projet. Plutôt que de déplorer les manquements, concentrez-vous sur les mesures spécifiques qui ont été prises pour résoudre le problème.

14. Jouer la transparence

Évitez d’exagérer ou de mentir. Les mensonges vont vous faire perdre confiance en vous. Vous ne serez alors plus en mesure de vous améliorer. Proposez plutôt une évaluation honnête de la période couverte par l’étude, en tenant compte de vos forces et faiblesses. Montrez cependant que vous souhaitez remédier aux faiblesses décelées.

Lorsqu’il se base sur des faits précis, votre discours est plus crédible. Tentez dès lors d’étayer vos informations avec des paramètres mesurables. Évitez les superlatifs non quantifiables (comme formidable ou exceptionnel). Ils ne sont pas significatifs.
Et n’oubliez pas cette règle d’or : vos actes dépassent toujours votre parole. Ne dites pas que vous êtes exceptionnel : prouvez-le avec des données tangibles !

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