Ecrit professionnel : la note de service

note de service
Agence de communication digitale à Namur

Namur – 06-06-2024 / Une note de service est un document interne utilisé dans les entreprises et les organisations pour communiquer des informations importantes aux employés.

Elle fait partie des micro supports en tant que document interne concis et précis destiné à diffuser rapidement des informations spécifiques au sein d’une organisation.

Elle peut traiter de divers sujets tels que des modifications de politiques, des annonces importantes, des rappels ou des directives spécifiques. Son objectif est d’assurer une communication efficace et ciblée.

Qui rédige une note de service ?

La rédaction d’une note de service incombe à la direction de l’entreprise ou à un supérieur hiérarchique. La diffusion de cette note peut se faire de différentes manières :

  • Support papier remis en main propre.
  • Affichage au sein de l’entreprise.
  • Courrier électronique.

Par rapport à la note d’information, la note de service a  un caractère obligatoire. Elle exprime un ordre. C’est un document écrit interne qui transmet une information officielle concernant l’activité de l’entreprise. 

L’objectif de la note de service

Informer

Diffuser des informations essentielles ou des mises à jour à l’ensemble du personnel ou à des départements spécifiques.

Instruire

Fournir des directives claires sur des procédures ou des changements de politiques.

Rappeler

Insister sur des points déjà abordés précédemment pour garantir leur application ou leur respect.

Motiver

Encourager et motiver le personnel en soulignant des réalisations ou en annonçant des initiatives nouvelles.

Les avantages de la note de service

Clarté et précision

La note de service permet de transmettre des informations de manière claire et structurée, réduisant ainsi les risques de malentendus.

Traçabilité

Elle crée un enregistrement écrit qui peut être référencé ultérieurement.

Uniformité de l’information

Elle assure que tous les destinataires reçoivent la même information, évitant les distorsions.

Rapidité

Elle permet de diffuser rapidement des informations importantes à un large groupe de personnes.

Pièges à éviter

Manque de clarté

Éviter les termes vagues et les phrases complexes qui pourraient prêter à confusion.

Absence de pertinence

Ne pas inclure des informations non essentielles ou hors sujet.

Ton inapproprié

Adapter le ton en fonction du sujet et de la cible. Éviter le langage trop informel ou excessivement formel selon le contexte.

Non-respect des destinataires

S’assurer que la note est adressée aux bonnes personnes et qu’elle est pertinente pour eux.

Omissions importantes

Ne pas oublier d’inclure des informations cruciales comme les dates, les deadlines et les contacts pour des clarifications.

Case study#1

Exemple de note de service pour une entreprise du secteur industriel

Objet : Mise à jour des procédures de sécurité

À : Tous les employés de l’usine

De : Direction de la sécurité

Date : 5 juin 2024

Objet : Mise à jour des procédures de sécurité

Cher·e·s collaborateur·rice·s,

Dans notre effort continu pour assurer un environnement de travail sûr et conforme aux normes de sécurité les plus récentes, nous avons apporté des modifications à nos procédures de sécurité. Ces changements entreront en vigueur à partir du 15 juin 2024.

Principales modifications 

  • Équipements de Protection Individuelle (EPI)
  • L’utilisation des nouveaux casques de sécurité et des gilets réfléchissants est désormais obligatoire dans toutes les zones de production.

Formation obligatoire

  • Une formation sur les nouvelles procédures de sécurité sera dispensée à tous les employés. Les sessions de formation commenceront le 10 juin 2024 et vous recevrez un planning par département.

Inspection des équipements

  • Un nouveau protocole d’inspection des machines sera mis en place. Les responsables de chaque équipe devront effectuer une vérification quotidienne et consigner les résultats dans le registre de sécurité.

Nous comptons sur votre collaboration pour mettre en œuvre ces nouvelles mesures et garantir ainsi un environnement de travail plus sûr pour tous. Pour toute question ou clarification, veuillez contacter le service de la sécurité.

Cordialement,

Martine Vouvray

Directrice de la sécurité

Case study#2

Exemple de note de service pour une institution publique

Objet : Changement des horaires de service

À : Tout le personnel

De : Direction des ressources humaines

Date : 5 juin 2024

Objet : Changement des horaires de service

Cher·e·s collègues,

Nous souhaitons vous informer que, conformément à la nouvelle politique visant à améliorer l’efficacité des services publics, les horaires de travail seront modifiés à compter du 1er juillet 2024.

Nouveaux horaires :

Lundi à jeudi : 8h30 – 17h30

Vendredi : 8h30 – 15h30

Ces nouveaux horaires visent à mieux répondre aux besoins des usagers tout en permettant une meilleure gestion de notre temps de travail. Nous vous remercions de bien vouloir ajuster vos plannings en conséquence.

Actions requises 

      • Informer vos équipes respectives de ces changements.

      • Mettre à jour les calendriers de réunion et les plannings internes.

      • Assurer la communication de ces nouveaux horaires aux usagers via les canaux habituels (site web, affichage, etc.).

    Nous vous remercions de votre compréhension et de votre coopération. Pour toute question, veuillez contacter le service des ressources humaines.

    Cordialement,

    Jean-Pierre Monfils

    Directeur des ressources humaines

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