Namur – 21-07-2024 – Communication interne – les 7 lacunes les plus fréquentes.
En identifiant et en traitant ces lacunes, les entreprises et les organisations améliore significativement la collaboration, l’engagement et la performance globale. Elles créent également un environnement de travail harmonieux et productif pour leurs collaborateurs.
1. Manque de clarté et de transparence
Le manque de clarté et de transparence dans les documents professionnels se manifeste par des informations vagues, des omissions délibérées et des communications ambiguës. Cela peut inclure l’utilisation de jargon complexe non expliqué, la dissimulation de données cruciales ou des rapports financiers peu détaillés.
Conséquences
– Confusion et malentendus
– Diminution de la confiance des employés
– Baisse de la productivité
Parade
– Établir des canaux de communication clairs et réguliers
– Encourager une communication ouverte et honnête
– Utiliser des outils de communication efficaces (ex : newsletters internes, plateformes collaboratives)
Case study
Mettre en place une réunion hebdomadaire d’équipe où chaque département partage les mises à jour importantes et les progrès réalisés. Cette approche permet de clarifier les attentes et de réduire les malentendus.
2. Communication descendante unilatérale
Dans ce mode de communication, les informations sont transmises du haut de la hiérarchie vers les niveaux inférieurs sans possibilité de retour ou de feedback. En général, les managers émettent des directives auxquelles les employés n’ont pas l’opportunité de répondre.
Conséquences
– Sentiment de désengagement chez les employés
– Manque de retour d’information (feedback)
– Diminution de l’innovation
Parade
– Favoriser une communication interactive
– Créer des espaces pour les feedbacks et les suggestions (ex : boîte à idées, forums de discussion)
– Organiser des sessions de feedback régulières
Case study
Instaurer une plateforme de feedback anonyme où les employés peuvent partager leurs idées et préoccupations, avec des sessions trimestrielles de réponses par la direction.
3. Surcharge d’informations
La surcharge d’informations se produit lorsque les employés sont submergés par un volume excessif de données et de communications à traiter. La réception de trop d’e-mails, de rapports de réunions ou de notifications entrave la priorisation des tâches importantes.
Conséquences
– Surmenage et stress des employés
– Perte d’informations cruciales
– Diminution de l’efficacité de la communication
Parade
– Hiérarchiser les informations et prioriser les communications essentielles
– Utiliser des outils de gestion de l’information (ex : intranet, gestion documentaire)
– Former les employés à la gestion de l’information
Case study
Créer un intranet où les informations sont classées par priorité et pertinence. Cette procédure permet aux employés de filtrer les informations selon leurs besoins.
4. Manque de personnalisation
Le manque de personnalisation de la communication interne se manifeste par des messages standardisés qui ne tiennent pas compte des spécificités et des besoins individuels des destinataires. Cette lacune se concrétise par la diffusion d’une communication qui ne s’adresse pas aux préoccupations particulières des employés, des départements ou des clients.
Conséquences
– Sentiment d’être déconnecté des communications générales
– Réduction de l’engagement des employés
– Inefficacité des messages
Parade
– Adapter les messages selon les différents groupes d’employés
– Utiliser des canaux de communication préférés par chaque groupe
– Personnaliser les messages pour qu’ils soient pertinents pour chaque audience
Case study
Envoyer des newsletters personnalisées pour chaque département, contenant des informations spécifiques à leurs projets et objectifs.
5. Communication transversale inefficace
La communication transversale inefficace dans une entreprise se produit lorsque les silos d’information persistent, les collaborations interservices sont faibles et les informations cruciales ne circulent pas correctement entre les différentes unités.
Conséquences
– Travail en silos
– Projets en retard ou de moindre qualité
– Perte de synergie entre les équipes
Parade
– Encourager la collaboration entre les départements
– Mettre en place des outils collaboratifs (ex : logiciels de gestion de projet, chat interne)
– Organiser des réunions interservices régulières
Case study
Utiliser un logiciel de gestion de projet comme Asana ou Trello pour permettre à différents départements de collaborer sur des projets communs et suivre les progrès en temps réel.
6. Manque de reconnaissance et de valorisation
Dans la communication d’une entreprise, le manque de reconnaissance et de valorisation se manifeste par une absence de feedback positif, de remerciements et de célébration des succès des employés. Ce qui signifie que les efforts et les accomplissements des collaborateurs ne sont pas suffisamment reconnus ou mis en avant.
Conséquences
Diminution de la motivation et de la satisfaction des employés
Augmentation du turnover
Baisse de la productivité
Parade
Mettre en place des programmes de reconnaissance
Célébrer les succès et les contributions des employés
Créer une culture de la reconnaissance
Case study
Instaurer un programme mensuel de reconnaissance où les employés peuvent nommer leurs collègues pour leurs contributions, avec des récompenses et une mise en avant lors des réunions d’équipe.
7. Utilisation inadéquate des technologies de communication
L’utilisation inadéquate des technologies de communication en entreprise concerne l’incapacité de sélectionner et d’utiliser efficacement les outils de communication disponibles pour améliorer les processus internes.
Conséquences
– Perte de temps et d’efficacité
– Frustration des employés
– Manque de cohésion dans les communications
Parade
– Former les employés à l’utilisation des outils de communication
– Choisir des outils adaptés aux besoins de l’entreprise
– Mettre à jour régulièrement les technologies utilisées
Case study
Organiser des sessions de formation sur l’utilisation de Microsoft Teams pour garantir que tous les employés sont à l’aise avec ses fonctionnalités et l’utilisent efficacement pour leurs communications quotidiennes.
