Communication interne : des avantages insoupçonnés !

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Agence de communication digitale à Namur

Trop souvent sous estimée au sein des entreprises et des organisations, la communication interne offre des avantages insoupçonnés qui vont favoriser la cohésion interne, booster la motivation des collaborateurs et attirer de nouveaux talents.

Contrairement à l’idée reçue, ce type de communication ne se limite pas à de la simple diffusion d’informations entre le top management et les collaborateurs. Pour qu’elle porte durablement ses fruits, une bonne stratégie de communication interne doit avant tout être interactive. Elle doit s’efforcer de répondre aux interrogations des collaborateurs qui ont besoin de comprendre pour s’investir dans les objectifs de l’entreprise ou de l’organisation. Elle doit également s’adresser à toutes les catégories de travailleurs (de l’ouvrier au cadre supérieur) et s’appuyer sur les valeurs, la vision et la culture de l’entreprise. 

Communication interne : créer une dynamique de groupe

Centrée sur le fonctionnement interne d’une institution, la communication interne est essentielle pour favoriser la transmission des valeurs et des objectifs de l’entreprise ou de l’organisation. En donnant du sens à la culture d’entreprise, elle encourage les collaborateurs à y adhérer. En apportant des éclairages sur la stratégie développée par l’entreprise, elle permet à ce que chacun s’approprie les objectifs fixés. Dans ces conditions, la communication interne contribue à développer un sentiment d’appartenance et permet le développement d’une véritable dynamique de groupe. D’un point de vue opérationnelle, cette communication pousse les salariés à fournir un travail et un service de qualité.

Communication interne : prévenir les tensions et éviter les conflits

Au sein des entreprises et des organisations, beaucoup de conflits naissent des rumeurs et des non-dits. Lorsqu’elle est intelligemment orchestrée, la communication interne reste le levier le plus efficace pour éviter ces tensions et désamorcer les conflits. En privilégiant la transparence et le franc parlé, les managers évitent les rumeurs et les malentendus. Si le dialogue qui prévaut est jugé sincère par les collaboratrices et les collaborateurs, un climat de confiance va inévitablement s’instaurer au sein des services. Elle va engendrer une certaine forme de convivialité qui va, à terme, booster la productivité des employés.

Communication interne : optimiser les process opérationnels

Une stratégie de communication interne va bien au-delà qu’une simple opération de « marketing ». Elle touche également aux fondamentaux des process opérationnels lorsqu’elle favorise la formulation d’instructions claires et précises. En utilisant les supports de communication adéquats, les managers et les chefs de projet ont ainsi la possibilité de faire passer efficacement leurs consignes. Ils peuvent également transmettre les attentes des clients et prospects de façon claire et précise auprès de l’ensemble des collaborateurs. De telles pratiques permettent de s’assurer que le travail demandé est bien compris. Ce qui aura pour effet de réduire le nombre d’erreurs dans les procédures.

Communication interne : impliquer les collaborateurs

Via les outils de communication interne, les managers ont également l’occasion de féliciter leurs équipes pour une mission qu’ils ont mener à bien. Cette valorisation des compétences présente un double avantage. Elle valorise les collaborateurs à qui elle s‘adresse et stimule les autres qui pourraient également en bénéficier le cas échéant. Cette reconnaissance systématique et non-discriminatoire des efforts et de l’implication de chacun est un formidable moteur qui va motiver les troupes. Car ce type de communication bienveillante n’a que des avantages. Elle pousse les collaborateurs à s’impliquer davantage et à se sentir mieux sur leur lieu de travail. Ils n’en seront dès lors que plus productifs et performants.

Communication interne : fidéliser les salariés

Rien de telle qu’une bonne campagne de communication interne pour fidéliser les salariés. Les raisons qui font qu’un collaborateur reste dans une entreprise sont variées : son salaire qu’il juge satisfaisant, les relations qu’il noue avec ses collègues, les missions qu’on lui assigne … Au-delà de ces aspects terre à terre, le collaborateur est également sensible à des facteurs plus subjectifs. Il va apprécier l’entreprise pour laquelle il travaille si elle le valorise, il se reconnaît dans sa vision et ses valeurs, etc. En activant tous les leviers de la communication interne (informer, valoriser, transmettre, motiver), une entreprise ou une organisation parviendra à limiter le turnover dans les effectifs.

Les outils de communication interne

Pour communiquer en interne, les entreprises et les organisations peuvent recourir à plusieurs outils :

La newsletter

Pour communiquer en interne au sein d’uns entreprise ou d’une organisation, la newsletter est un outil peu coûteux et assez simple à mettre en place. Comme il permet de communiquer de l’information à échéance régulière, ce support convient tout particulièrement pour transmettre l’actualité de l’entreprise à l’ensemble du personnel. Attention cependant ! Cette newsletter interne ne doit pas devenir l’outil de communication de la direction. Elle doit être représentative de toute l’entreprise, s’adresser à tous les employés, et surtout leur donner la parole. Pour qu’elle soit agréable à lire et divertissante, la newsletter interne doit avoir un contenu dynamique. Un contenu qui inclut des témoignages de collaborateurs, de client ou de partenaires. Dans cet esprit, la forme doit soutenir le fond. En plus du texte, il est recommandé d’ajouter des photos, des illustrations et des vidéos.

La brochure d’accueil

La brochure d’accueil est le support de prédilection lorsqu’il s’agit d’accueillir et souhaiter la bienvenue à un nouvel arrivant. Comme les nouveaux  engagés doivent intégrer une somme considérable d’informations utiles, il est primordial de les rassembler dans un document accessible, pratique et bien structuré. La brochure d’accueil va ainsi permettre de guider le nouveau collaborateur dans son nouvel environnement. Conçu comme un vade mecum (souvent lié à l’intranet via des liens), ce support doit pouvoir être consultable à tout moment en cas de besoin. 

Contenu pratique

En matière de contenu, la brochure d’accueil doit fournir des informations pratiques (plan du site, organigramme, etc.) et présenter brièvement l’entreprise, sa vision et ses valeurs. Il doit également détailler le contenu de la fonction du nouvel arrivant (sur une fiche à part par exemple) et apporter toutes les explications techniques qui vont lui être nécessaires.

Règlement d’ordre intérieur

Pour présenter la manière dont le travail est organisé au sein de l’entreprise ou de l’organisation, cette brochure doit également aborder les grandes lignes du règlement d’ordre intérieur, du code de déontologie, des possibilités de formation, des procédures en usage en cas de maladie ou de demande de congés (sans entrer dans les détails car l’intranet ou des fiches spécifiques peuvent apporter une info plus exhaustive). Pour être vraiment efficace, ce document doit être rédigé en langage clair : il convient dès lors d’éviter les jargons, les concepts trop spécifiques à l’entreprise et les abréviations opaques.

L’intranet

Assez coûteux à mettre en place, l’intranet est généralement réservé aux moyennes et grandes entreprises. Au-delà de son aspect communication interne, il permet de rassembler sur un seul emplacement des informations, des documents officiels (fiches de poste, demande de congés, etc.) ainsi que des outils utiles aux salariés. Quasi exhaustif et régulièrement mis à jour, cet outil de référence est une source d’information très utile pour les nouveaux arrivants. Il est conjointement géré par les services communication et ressources humaines.

L’affichage

Certes, le procédé peut paraître désuet. Il s’avère pourtant redoutablement efficace. Disposés sur un site fréquenté par l’ensemble des collaborateurs (à proximité de la machine à café, à la cantine ou dans une salle de réunion) un panneau d’affichage ou une affiche permettent de diffuser le plus simplement possible des informations variées à l’ensemble des collaborateurs.

Communication visuelle

Comme les informations proposées vont être vues plutôt que lues, les messages proposés doivent être brefs et visibles. Inutile d ès lors de placadrer des « tartines », d’autant qu’un QR code peut avantageusement renvoyé vers un support plus complet.

L’outil de partage de contenu Smarp

La plateforme technologique Smarp propose (en mode SaaS) une solution qui permet aux collaborateurs de promouvoir – via leurs propres réseaux sociaux – les contenus à forte valeur ajoutée de l’entreprise ou de l’organisation. Ce procédé à le mérite de générer plus d’engagement autour de la marque employeur en faisant des collaborateurs de véritables brand storytellers (ambassadeurs).

Simple à utiliser

Comme l’outil Smarp est simple à utiliser, le partage est quasi instinctif. Pour l’entreprise ou l’organisation, l’avantage est énorme : les réseaux des collaborateurs sont en moyenne de 10 à 15 fois plus larges que ceux de l’entreprise. En mode anaytics, Smarp permet également de mesurer le niveau d’engagement interne des collaborateurs. 

Mesure de l’impact

Il est ainsi possible de mesurer l’impact de Smarp sur le trafic du site Web (via Google Analytics), d’identifier les collaborateurs qui collaborent le plus et les contenus générant le plus d’engagement. Si la fonction première de cet outil est de susciter l’engagement des collaborateurs sur les réseaux sociaux, il peut également fonctionner comme un outil de communication interne efficace.

Le réseau social d’entreprise

Complémentaire à l’intranet, le réseau social d’entreprise apporte une touche plus décontractée et conviviale aux dialogues entre collaborateurs sur le web. Certaines solutions adaptées aux entreprises (Yammer de microsoft par exemple) permettent de créer ces réseaux en quelques clics. Après avoir intégrer leur profil, les salariés ont la possibilité de communiquer de manière instantanée, proposer leurs idées, partager des infos, contacter facilement un collègue ou un responsable, etc. Ces outils collaboratifs favorise le partage des informations utiles et insuffle ainsi une dynamique collaborative au sein de l’entrepris ou de l’organisation …  Ce type d’outils convient parfaitement aux entreprises qui disposent de beaucoup d’employés répartis sur plusieurs sites géographiques.

La réunion « physique »

Si elle est organisée dans les règles et utilisée à bon escient, la réunion est un outil stratégique incontournable. Une réunion en présentiel permet de regrouper les membres d’une équipe ou d’un service afin d’échanger de vive voix des informations importantes. Cette interaction physique favorise la communication non-verbale et permet d’échanger des avis en direct. Ce sont des moments importants pour résoudre des problèmes, échanger sur l’actualité informelle et le fonctionnement de l’entreprise. C’est aussi une belle opportunité pour les managers qui souhaitent féliciter leurs équipes ou insister sur un aspect délicat d’un projet en cours.

La réunion « web »

Organiser une réunion physique peut cependant s’avérer compliquée, surtout si elle est impromptue (pour résoudre un problème urgent par exemple) ou lorsque les collaborateurs sont séparés géographiquement. Une des solutions consiste à organiser une réunion web qui va permettre de régler un problème mais également d’échanger sur l’actualité de l’entreprise ou des points à améliorer dans les process de travail, etc. En mode télétravail, le collaborateur pourra ainsi sortir de son isolement et se reconnecter avec son équipe pour aborder les problèmes rencontrés dans son travail. Aujourd’hui des outils tels que Skype, Microsoft Teams, Hangout ou Webex permettent d’organiser des réunions sous forme de web conférence.

 

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